展會(huì)活動(dòng)策劃執(zhí)行的13個(gè)步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場(chǎng)展會(huì)

 第9步：交納所有費(fèi)用

按照提交給主辦方的預(yù)定租賃表格向帳戶交納所有預(yù)租費(fèi)用，將展位費(fèi)的剩余部分結(jié)清，一般展會(huì)主辦方均要求在開(kāi)展前一個(gè)月結(jié)清所有展位費(fèi)用。主辦方將在開(kāi)展時(shí)提供。

0步：領(lǐng)取證件

參展人員報(bào)到時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展商證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個(gè)參展證。這也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。入場(chǎng)券大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來(lái)參觀和見(jiàn)面。

1步：布展及清潔

大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為2-3天，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。步展前請(qǐng)施工單位嚴(yán)格按照《參展商手冊(cè)》上的規(guī)定提交材料報(bào)批，并交納相關(guān)管理費(fèi)用等。

大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。

活動(dòng)策劃是媒體品牌營(yíng)銷(xiāo)。

品牌推廣具有十分重要的戰(zhàn)略意義，活動(dòng)策劃是媒體推動(dòng)品牌的開(kāi)放更有效的方式發(fā)送無(wú)形資產(chǎn)。通過(guò)事件和其他媒體的報(bào)道自發(fā)地傳播媒體非自愿的“幫助”，媒體品牌的聲譽(yù)和聲譽(yù)自然會(huì)提高合并。品牌的力量將會(huì)產(chǎn)生巨大的影響力和信譽(yù)。

活動(dòng)策劃是社會(huì)資源整合的媒體平臺(tái)。

眾所周知，媒體賦予了特殊的“”，具有特殊的社會(huì)功能綜合社會(huì)功能和復(fù)雜社會(huì)力量的作曲家。媒體本身不是太大實(shí)力，來(lái)源于各種社會(huì)資源的整合，與各種社會(huì)力量的間接聯(lián)系換句話說(shuō)，“利用”。這個(gè)功能的有效使用將會(huì)很大擴(kuò)大媒體發(fā)展的空間。這個(gè)平臺(tái)不僅有利于媒體本身的發(fā)展，主要貢獻(xiàn)在于媒體有責(zé)任擁有社會(huì)資源，造福于國(guó)家和人民。

活動(dòng)策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動(dòng)的目的確立之后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本?？腿藗儊?lái)自哪里會(huì)影響到活動(dòng)的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，活動(dòng)策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒?dòng)的歷史，如果有的話，就有助于降低活動(dòng)相關(guān)的成本。

活動(dòng)花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽(tīng)、印刷材料、行政管理、娛樂(lè)、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類(lèi)中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來(lái)做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每一個(gè)開(kāi)支項(xiàng)目中，把與活動(dòng)開(kāi)支相關(guān)的內(nèi)容都找出來(lái)，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂(lè)部的租金等。如果說(shuō)活動(dòng)可以帶來(lái)收入，例如贊助收入，建議制作一個(gè)收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會(huì)后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見(jiàn)開(kāi)支。

會(huì)議活動(dòng)策劃中的簽到方式有哪些？

首先是到場(chǎng)及簽到

這種主要是針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的微信簽到，適用于互動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的微信簽到，它一方面是滿足現(xiàn)場(chǎng)的互動(dòng)游戲需求，另一方面是把到場(chǎng)來(lái)賓轉(zhuǎn)化線上粉絲，成為企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)工具。

第二種邀約簽到

也就是二維碼簽到，這個(gè)是通過(guò)線上的注冊(cè)報(bào)名和邀約性的通過(guò)短信和郵件發(fā)送會(huì)議通知，邀約的二維碼來(lái)實(shí)現(xiàn)的;這個(gè)主要的作用是一方面擴(kuò)大企業(yè)宣傳，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的號(hào)召力，完成線上報(bào)名，另一方面是對(duì)來(lái)賓的簽到人數(shù)，和簽到屬別進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

第三種就是身份簽到

根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的身份簽到需求，在、指紋、人臉、RFID智能卡，等多樣化的簽到方法，他不僅是會(huì)議識(shí)別方法，使會(huì)議上到一個(gè)規(guī)格個(gè)高度，更重要的是可以對(duì)會(huì)議起到一個(gè)管理作用，通過(guò)系統(tǒng)可以在參會(huì)通道，會(huì)議用餐、會(huì)議專(zhuān)車(chē)等會(huì)議流程上的人員管理。