區(qū)分檔案的類別歸屬

按照本單位檔案的歸檔范圍，首先將檔案分門別類歸入對應(yīng)的大類；再將一個大類內(nèi)的檔案，遵循成套性要求，按照項目(課題、基建項目、產(chǎn)品型號或種類、設(shè)備型號等)相對集中。

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隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為文書檔案編檔號公司資料的保管與利用提供了科學(xué)、有效的手段和工具——“檔案管理系統(tǒng)”。

制定科技檔案歸檔范圍和保管期限表

文件鑒定根據(jù)歸檔范圍，將不屬于歸檔范圍的文件材料和重復(fù)文件清出；

資料組卷1、根據(jù)文件材料的內(nèi)容、重要程度將相同或相近的文件組成案卷針對具體項目的管理性科技文件放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷；科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項目、結(jié)構(gòu)、階段或臺（套）等分別組卷；成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)；

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電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行保存。

電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進(jìn)行保護。　　檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為文書檔案編檔號公司管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

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