業(yè)務檔案歸檔費用擬寫案卷題名，確定案卷的保管期限, 編制案卷封面案卷封面印制在卷盒正表面，包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號等內容。

案卷題名應簡明準確地揭示卷技文件的內容，主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等；立卷單位填寫負責組卷部門或單位；起止日期填寫案卷技文件形成的早和晚的時間---年、月、日（年度應填寫四位數字）；保管期限填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限；密級填寫卷技文件的密級；檔號由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。

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靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準確的傳達到目標。

OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財力。

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電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應有的價值

電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。

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電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行保存。

電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護?！　n案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為業(yè)務檔案歸檔費用管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

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