智能化檔案庫房

檔案是一種不可以再生資源，它的很大特點是原始性和僅有性!

隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，而且檔案需求的開放性越來越強，從而也加重了檔案管理者的工作強度。因此，檔案如何管理，如何有效的安全保護以及如何很大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來!解決檔案管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜及由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。

智能化檔案庫房的建設(shè)迫在眉睫，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進行一體化管理，設(shè)備包括智能檔案密集柜、恒溫恒濕設(shè)備、定位傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨立運行的同時，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運行，實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。

智能檔案室要求

一、各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù)

1、各館室的小面積應(yīng)能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。

2、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

二、檔案室的采光、通風(fēng)要求

1、采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應(yīng)和人造光來照明。

三、檔案室溫濕度要求

1、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過熱現(xiàn)象。

四、檔案室潔凈度要求

1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設(shè)置紗門，紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動范圍要求。

2、計算機機房或數(shù)據(jù)機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負(fù)荷，應(yīng)采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

檔案室

檔案室?guī)旆窟x址的基本要求是，從安全和長期保管檔案的需要出發(fā)，防止檔案因外界突發(fā)環(huán)境因素而損壞，檔案庫房設(shè)置必須遠(yuǎn)離、物品和水、火等存在安全隱患的場所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向:應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通的位置；不得有高壓輸電線架空穿過。如果是平房作檔案室?guī)旆康?，位置?yīng)在辦公室附近，要高于周圍地勢。如果是選擇樓房的某個部位作檔案室?guī)旆?，在樓層安排上無特殊保護裝置的，一般不宜設(shè)置在地下室或頂層，若因條件閑置檔案庫房只能設(shè)置在頂層時，層頂應(yīng)采取保溫隔熱措施并做好防漏水處理。也不要安排在樓兩側(cè)，檔案室?guī)鞈粢h(yuǎn)離衛(wèi)生間、熱水房等。

檔案收集的方法

注意賬外文件的收集

賬外文件是指未經(jīng)文書部門收發(fā)、登記和打印、編號，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的文件。主要有以下幾個方面：

(1)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件材料，尤其本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、發(fā)言以及會議上印發(fā)本單位的典型材料。

(2)代上級機關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件。

(4)國家、省、市和上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)查、檢查本機關(guān)、本系統(tǒng)工作時的指示、講話題詞和聲像等材料。

(5)本機關(guān)召開的代會、職代會、團代會、組(委、總支、支部)會、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會、工作會議、會議等形成的會議記錄、紀(jì)要、簡報、講話稿等文件材料。

(6)本機關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料。如:員、團員、干部、離退休干部、公務(wù)員統(tǒng)計報表，機構(gòu)編制、人事勞動工資、社會統(tǒng)籌、保險、固定資產(chǎn)、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表，主管業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表，財務(wù)決算，審計結(jié)論等。

(7)本機關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料。