準(zhǔn)備充分，謀劃在前。會(huì)前準(zhǔn)備是整個(gè)會(huì)務(wù)的重點(diǎn)，也是工作量大的一個(gè)階段，任何一次成功的會(huì)議都建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上。所以，必須在會(huì)前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，應(yīng)當(dāng)考慮在早，行動(dòng)在早，落實(shí)在早，能早點(diǎn)做的拖延，能多準(zhǔn)備的偷懶。一是認(rèn)真做好方案制訂、會(huì)前動(dòng)員、材料準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等會(huì)前準(zhǔn)備工作，并反復(fù)檢查，確保開(kāi)會(huì)時(shí)不發(fā)生差錯(cuò)與故障。二是對(duì)于一些必須在會(huì)中和會(huì)后完成的工作，可以提前準(zhǔn)備，打好基礎(chǔ)，做好方案。比如：擬訂會(huì)議通報(bào)、紀(jì)要的初稿，安排會(huì)后整理人員，幫助參會(huì)人員預(yù)訂返程票等。三是預(yù)先考慮會(huì)議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況，多想想可能會(huì)發(fā)生什么問(wèn)題，可能出現(xiàn)什么緊急突發(fā)事項(xiàng)。制訂應(yīng)對(duì)緊急突發(fā)情況的預(yù)案，對(duì)可能存在的問(wèn)題和隱患提前解決或加強(qiáng)防范。






勤勉，節(jié)約成本。會(huì)務(wù)工作人員要增強(qiáng)時(shí)間觀念，對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不允許拖沓遲延。有時(shí)會(huì)務(wù)工作人員較少，需要一人身兼數(shù)職，同時(shí)抓好幾項(xiàng)工作，這更要求會(huì)務(wù)人員勤奮工作、善于工作，做到多思考、多觀察、多交流、多檢查、快行動(dòng)，確保地完成肩負(fù)的任務(wù)。此外，無(wú)論是用會(huì)場(chǎng)、印材料還是定食宿、跑接待，各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作都需要花費(fèi)，特別是大型會(huì)務(wù)工作，總會(huì)有一筆不小的費(fèi)用支出。會(huì)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在保證會(huì)議效果和質(zhì)量的前提下，用心做好會(huì)務(wù)預(yù)算工作，精打細(xì)算，勤儉節(jié)約，力爭(zhēng)少花錢(qián)、多辦事、辦好事。





第六步：展品的運(yùn)輸。展會(huì)主辦方會(huì)在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門(mén)到展位到門(mén)的服務(wù)。第七步：布展和撤展。大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，展覽會(huì)的布展時(shí)間為3天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在展會(huì)后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。
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