人事檔案存儲公司通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項目文件中或單獨組卷，其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號和檔號。

底圖以張或套為保管單位進行整理；產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項目和設(shè)備儀器在維修和維護中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注；產(chǎn)品升級換代、建設(shè)項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨組卷排列。

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電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行保存。

電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護?！　n案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為人事檔案存儲公司管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

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人事檔案存儲公司有一些整理時會有已提交、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦人員應(yīng)當(dāng)將其副本和復(fù)印件入卷歸檔。

對不能附件歸檔的實物證據(jù)，承辦人員可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載入卷歸檔，分別保管

卷內(nèi)文字材料除鉛印、復(fù)印的以外，使用耐久書寫材料（碳素墨、蘭黑墨水）書寫或者打印，做到字體工整、清晰。

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