需要從年會當(dāng)天整個流程倒推出來需要籌備的事項，形成年會開始前籌備工作的具體流程及進(jìn)度安排。后，將年會前的籌備工作及年會當(dāng)天的具體流程加在一起，就是一個比較完整的年會策劃和組織方案。目標(biāo)和任務(wù)按照管理學(xué)理論，我們對活動的目的和使命進(jìn)行了梳理。一旦活動的使命被確定下來，活動項目負(fù)責(zé)人就要開始建立活動的目標(biāo)和任務(wù)。目標(biāo)是為活動的組織者提供總體的行動方向，而任務(wù)則是把活動的目標(biāo)量化。

’在任務(wù)的表述中需要引進(jìn)一些指標(biāo)來作為參數(shù)，一方面明確任務(wù)的量，另一方面也是為活動運營效果的評估提供依據(jù)。目標(biāo)和任務(wù)經(jīng)常被混用，但這的確是兩個不同的概念。有一個SMART的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范活動任務(wù)的制定目的、愿景和使命的表達(dá)每次活動的目的和愿景是需要在一開始就表達(dá)出來的。

而每一活動的目的和愿景又需要表達(dá)出各利益相關(guān)者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要為整個活動的運營提供明確的方向和注意的焦點。愿景和使命可以分別表達(dá)，商業(yè)演出，也可以放在一起表達(dá)。兩者都具有簡短、和勵志的特點。愿景通常用來表達(dá)一項活動所要追求的長期成就和影響，而使命則更多的是表達(dá)活動運營組織為自己所設(shè)定的重要任務(wù)。

展覽各個要素要注重配套的感覺，會議布置哪家好，應(yīng)該要助于工作人員推銷話語的說服力，從而使買家的瞬時好感在相對局限的空間內(nèi)能夠不斷地得到印證和增強，為展覽會的聯(lián)系打下良好地基礎(chǔ)。

展覽設(shè)計還要思考到與展覽會相聯(lián)系地企業(yè)計劃，設(shè)計要與活動相符合。更多的大型企業(yè)會把展覽會變成對外公關(guān)活動的好去處，除了展覽自身，公司還在展覽會舉行期間還會舉行各式各樣的會議研究、表演或者宴會等促銷互動，這是因為展覽會期間買家量大而且蜂擁而至，商業(yè)演出供應(yīng)，因為活動與展覽同時舉行，省去了一大筆開支又有很好的效果。

活動與各主要利益相關(guān)者之間的關(guān)系：

活動組織機構(gòu)――提供活動的管理，經(jīng)過活動達(dá)成各項任務(wù)。

活動舉行地――提供活動的外部環(huán)境，商業(yè)演出設(shè)計，承受活動所帶來的各種影響。

資助商――提供資金或?qū)嵨?，得到市場的品牌認(rèn)同。

媒體――擔(dān)任活動的推行，得到活動的宣傳內(nèi)容或廣告收入。

工作人員――為活動付出勞動和支持，得到薪酬或獎勵。

活動的參與者和觀眾――提供參與和支持，從活動得到文娛或獎勵。

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