歸檔制度

屬于歸檔范圍的文件材料

屬于歸檔范圍的文件材料主要包括:反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，江蘇綜合檔案庫房，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

智能檔案室要求

一、各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù)

1、各館室的小面積應(yīng)能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。

2、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

二、檔案室的采光、通風(fēng)要求

1、采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應(yīng)和人造光來照明。

三、檔案室溫濕度要求

1、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時(shí)，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過熱現(xiàn)象。

四、檔案室潔凈度要求

1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設(shè)置紗門，紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動(dòng)范圍要求。

2、計(jì)算機(jī)機(jī)房或數(shù)據(jù)機(jī)房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負(fù)荷，應(yīng)采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

檔案收集的方法

注意賬外文件的收集

賬外文件是指未經(jīng)文書部門收發(fā)、登記和打印、編號(hào)，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的文件。主要有以下幾個(gè)方面：

(1)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，綜合檔案庫房生產(chǎn)廠家，尤其本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以及會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。

(2)代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。

(4)國家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)查、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話題詞和聲像等材料。

(5)本機(jī)關(guān)召開的代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、組(委、總支、支部)會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、工作會(huì)議、會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、講話稿等文件材料。

(6)本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。如:員、團(tuán)員、干部、離退休干部、公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)編制、人事勞動(dòng)工資、社會(huì)統(tǒng)籌、保險(xiǎn)、固定資產(chǎn)、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表，綜合檔案庫房廠家哪家好，主管業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)決算，審計(jì)結(jié)論等。

(7)本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料。

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