檔案收集的方法

注意賬外文件的收集

賬外文件是指未經(jīng)文書部門收發(fā)、登記和打印、編號(hào)，在收發(fā)文登記簿上無(wú)“賬”可查的文件。主要有以下幾個(gè)方面：

(1)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，尤其本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以及會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。

(2)代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。

(4)國(guó)家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)查、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話題詞和聲像等材料。

(5)本機(jī)關(guān)召開的代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、組(委、總支、支部)會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、工作會(huì)議、會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿等文件材料。

(6)本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。如:員、團(tuán)員、干部、離退休干部、公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)編制、人事勞動(dòng)工資、社會(huì)統(tǒng)籌、保險(xiǎn)、固定資產(chǎn)、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表，主管業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)決算，審計(jì)結(jié)論等。

(7)本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料。

檔案室

檔案收集工作的要求和內(nèi)容

　　單位檔案收集工作的要求是齊全完整：齊全是對(duì)整體而言，把本機(jī)關(guān)制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對(duì)個(gè)體而言，把一份文件的正件與附件、印件與底稿等，安徽智慧檔案庫(kù)房，不缺件、不少一頁(yè)地都收集起來，謂之完整。

　　單位檔案室檔案收集工作的具體內(nèi)容包括以下兩個(gè)方面:

　　1.機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位(部門)需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行接收。

　　2.機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)那些未及時(shí)歸檔的檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集。

系統(tǒng)化整理

在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以“件”為單位的文件或案卷。在這種情況下，智慧檔案庫(kù)房質(zhì)量哪家好，檔案室的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)，即根據(jù)整個(gè)檔案室存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如以“件”為單位的盒內(nèi)檔案的排列、檢索工具的某些加工等。

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