檔案信息管理——檔案形式

檔案形式的多樣化。從記錄方式來(lái)看，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等；從閱讀方式來(lái)看，有直讀的、機(jī)讀的；從載體形式來(lái)看，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質(zhì)、金屬片等。

從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案的形式是隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科技水平的提高而演變進(jìn)步的。由于人類社會(huì)發(fā)展共同規(guī)律的支配，中外檔案經(jīng)歷了大致相同的演變發(fā)展過(guò)程，即：起初以自然物作為記錄材料，后來(lái)發(fā)展到以紙張為記錄材料。進(jìn)而發(fā)展為近現(xiàn)代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發(fā)展過(guò)程，反映了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

檔案信息管理

經(jīng)過(guò)對(duì)干部人事檔案信息化工作的環(huán)節(jié)分析，對(duì)干部檔案從檔案室到信息化加工場(chǎng)所的搬運(yùn)過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，對(duì)干部檔案的信息化加工過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，確保與工作無(wú)關(guān)人員不接觸檔案。嚴(yán)保信息準(zhǔn)確。嚴(yán)把干部人事檔案信息的錄入、掃描、技術(shù)處理環(huán)節(jié)，市檔案室改造，明確具體操作流程及規(guī)則，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)審核，精益求精。在信息錄入環(huán)節(jié)電子檔案與紙質(zhì)檔案信息不符；在電子掃描環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案損壞、掃描的信息不全；在技術(shù)處理環(huán)節(jié)，電子檔案信息識(shí)別度不高、頁(yè)面不清不真，確保干部檔案電子信息的“鮮活度”、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

檔案信息管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式不同：

電子文件檔案主要采用電子編碼技術(shù)，所以一旦在工作當(dāng)中發(fā)生修改和刪除，則難以發(fā)現(xiàn)痕跡，并且由于電子文件依托硬件設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存，大學(xué)檔案室改造，在硬件的移動(dòng)當(dāng)中，文件的真實(shí)性無(wú)法得到保障，檔案室改造，所以為了提高電子文件檔案的可靠性，則需要在文件的形成和傳輸過(guò)程中，隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，而反觀傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式，綜合檔案室改造，主要以采用紙質(zhì)材料為主，雖然對(duì)原始文件難以進(jìn)行改動(dòng)，但如果材料發(fā)生更換，同樣會(huì)影響檔案的真實(shí)性。

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