檔案信息管理概述

1、產生檔案的主體和來源。產生檔案的主體是各類國家機構、社會組織和個人，城建檔案室管理，表現(xiàn)出多元性的特點。由于主體不同，就產生了檔案的不同所有權一一分別屬于國家、集體、私人（個人、家庭、家族）所有。從來源看，檔案產生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內容的廣泛性。

2、檔案的基本屬性一一原始記錄性。原始性是指檔案是當時、當?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動（社會實踐）過程中的歷史產物，而不是事后編造的。記錄性是指：從內容上看，檔案所記載的是當時、當?shù)亍斒氯税l(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程、結果；從形式上看，檔案室管理，檔案原件具有不能替代的辦文特征和時代特色。

檔案信息管理——檔案的有序化管理

綜合知識管理系統(tǒng)可根據(jù)其企業(yè)性質以及管理需要，自定創(chuàng)建需要管理的檔案門類，并根據(jù)實際情況再對應的分類下進行檔案立卷。

并根據(jù)要求實現(xiàn)數(shù)字化管理，錄入完成后，歷史檔案室管理，對應的檔案表格（包括封面、目錄、備考表、背脊等）均可套打，完成檔案的立卷、整理的有序化管理。

檔案的規(guī)范化應用：

提供細?；臋嘞薰芾眢w系，用戶可在權限系統(tǒng)中查閱檔案資料。

同時，提供受權限體系管控的檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，快速找到所需檔案。

并提供純線上、純線下以及線上線下結合的借還管理體系，多方面記錄檔案的應用情況，從而不再出現(xiàn)檔案資料管理不規(guī)范，紙質檔案難尋找、易丟失等尷尬問題。

而且也配置了多種安全機制，保障檔案應用安全。

將檔案信息前處理的結果轉化成機讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結構長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數(shù)據(jù)進行轉換。

數(shù)據(jù)庫的完善

由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機技術般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復雜性都大大地擴展了。數(shù)據(jù)庫是信息資源存儲和開發(fā)利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的。因此把數(shù)據(jù)庫建設作為當前檔案信息發(fā)布的工作，檔案數(shù)據(jù)庫建設越有成效，檔案信息管理與服務也就越有保證。

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