檔案介質(zhì)與檔案信息的安全管理 

檔案載體與檔案信息的安全管理主要采用制度與技術(shù)結(jié)合的手段。

檔案介質(zhì)的安全管理包含介質(zhì)載體不遺失、不損毀、不涂改、不、不傳播等方面的安全管理工作，需要制定相應(yīng)的工作制度和技術(shù)要求。檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)要對(duì)檔案介質(zhì)做好各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案保護(hù)工作。需特定檔案各交接環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，交接時(shí)仔細(xì)查看清點(diǎn)并簽署交接記錄。檔案數(shù)字化工作現(xiàn)場(chǎng)要設(shè)置專(zhuān)門(mén)區(qū)域寄存檔案，并把區(qū)域按檔案流程進(jìn)行功能劃分。要做到每日工作完畢清點(diǎn)檔案，并歸入固定區(qū)域，防止檔案原件失竊。

檔案信息管理設(shè)備

智慧檔案館是采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行智能感知、獲取、傳輸、處理、服務(wù)的新型檔案館模式。

智慧檔案館采用檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)解決方案，將檔案密集架智能化、檔案庫(kù)房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，配備恒濕凈化一體機(jī)，歷史檔案室升級(jí)，組成全新的檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)。通過(guò)中控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理的統(tǒng)一控制。

先進(jìn)的庫(kù)房安全體系功能：檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)配置視頻監(jiān)控、紅外檢測(cè)、門(mén)禁管理設(shè)備，通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)一管理調(diào)度，檔案室升級(jí)，可與系統(tǒng)其他設(shè)備聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)自動(dòng)布防，智能檔案室方案介紹，保障庫(kù)房安全。

當(dāng)監(jiān)測(cè)點(diǎn)出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)自動(dòng)通知管理人員，系統(tǒng)界面同步顯示監(jiān)測(cè)異常點(diǎn)，同時(shí)啟動(dòng)報(bào)警所在位置的視頻監(jiān)控器自動(dòng)進(jìn)行錄像并保存視頻圖像，便于以后查實(shí)。將警情自動(dòng)存檔、保存，便于以后查詢(xún)。

創(chuàng)新的庫(kù)房環(huán)境體系功能：檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，實(shí)時(shí)采集庫(kù)房的環(huán)境數(shù)據(jù)并通過(guò)圖表的方式實(shí)時(shí)展示。系統(tǒng)配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設(shè)備，在溫度、濕度、空氣質(zhì)量等庫(kù)房環(huán)境指標(biāo)超出或低于設(shè)定的閾值時(shí)，系統(tǒng)設(shè)備將自動(dòng)控制相關(guān)設(shè)備進(jìn)行工作，保障庫(kù)房環(huán)境。

智能型檔案存儲(chǔ)設(shè)備：檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)無(wú)縫集成智能密集架設(shè)備，通過(guò)觸摸屏即可實(shí)現(xiàn)開(kāi)架、合架、架體通風(fēng)、鎖定架體等操作。經(jīng)過(guò)的抗干擾測(cè)試，性能，一體化檔案室報(bào)價(jià)預(yù)算，采用多點(diǎn)保護(hù)，。支持手動(dòng)與電動(dòng)同時(shí)操作，電動(dòng)控制時(shí)快速啟動(dòng)、輕柔攏合有效避免硬性碰撞。

檔案跨庫(kù)檢索：檔案庫(kù)房智能綜合管理系統(tǒng)提供按關(guān)鍵字從系統(tǒng)所有庫(kù)中進(jìn)行檢索的服務(wù)，并實(shí)現(xiàn)的定位檔案的存放位置。

檔案信息管理內(nèi)容

對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作中，檔案整理工作的內(nèi)容大體上有三種情況：

(1)在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工，國(guó)家檔案室升級(jí)，等等。

(2)對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。

檔案館和檔案室對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，學(xué)校檔案室升級(jí)，以提高其整理質(zhì)量；另外，某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，須對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。

(3)零散文件的整理。

檔案館(室)有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，在這種情況下就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類(lèi)、案卷的編立和排列、編定檔號(hào)，編制案卷目錄，等等。

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