會(huì)議活動(dòng)布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開(kāi)場(chǎng)時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，會(huì)議活動(dòng)布置策劃方案，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場(chǎng)上班，那么開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開(kāi)始活動(dòng)就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來(lái)參加會(huì)議的話，活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就不宜過(guò)早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開(kāi)始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)。

2、可以考慮以午宴作為開(kāi)始

如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以午餐作為活動(dòng)的開(kāi)始，這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開(kāi)始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)按時(shí)參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場(chǎng)調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過(guò)來(lái)參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，浙江會(huì)議活動(dòng)布置策劃，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來(lái)參加活動(dòng)，會(huì)議活動(dòng)布置策劃哪家好，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng)，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽(tīng)眾、合作組織，以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會(huì)議中專題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議，并以此來(lái)調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間。

                                                  會(huì)議活動(dòng)布置策劃注意的細(xì)節(jié)

會(huì)議活動(dòng)布置策劃與活動(dòng)的開(kāi)展相關(guān)的工作都是苦差事，一場(chǎng)活動(dòng)在臺(tái)前，一場(chǎng)會(huì)議在實(shí)際操作中呈現(xiàn)得如何的精彩，背后付出的一定是籌備人員的很多心力和勞力。活動(dòng)或者會(huì)議要想辦得，首先要對(duì)整個(gè)活動(dòng)有一個(gè)把關(guān)，分清楚主次，還要做好承受壓力的準(zhǔn)備，要清楚的一點(diǎn)是，辦活動(dòng)覺(jué)得比想象中的要復(fù)雜地多，難度是不容小覷的，需要的就是抗壓能力極其強(qiáng)大的人。

籌備活動(dòng)會(huì)議是個(gè)苦差事，從活動(dòng)或者會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂開(kāi)始，就要經(jīng)歷一個(gè)長(zhǎng)期的運(yùn)作過(guò)程，就以場(chǎng)地預(yù)訂為例，這是辦活動(dòng)，開(kāi)會(huì)議的一步，而很多的活動(dòng)策劃者或者會(huì)議的組織者在這一步上面就栽了個(gè)大跟頭，雖然說(shuō)走好一步就接下來(lái)的路起到一個(gè)很重要的作用，但是這一步卻是很好走的，現(xiàn)在有了網(wǎng)上預(yù)訂的平臺(tái)，也使這一步可以走得更加快捷和順暢。

                                                          會(huì)議活動(dòng)布置策劃的組織分工

 a.會(huì)務(wù)組：5261負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)4102布置、會(huì)議接待簽到1653等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組：負(fù)責(zé)擬定會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。
       c.接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)等服務(wù)等工作。
       d.宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。
       e.財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身案例和財(cái)務(wù)安全、保密工作。