檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，企業(yè)歸檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。

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檔案管理系統(tǒng)的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大眾的生活與工作也發(fā)生了巨大改變。信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，改變了事業(yè)單位檔案管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅保存難度大，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，很多檔案出現(xiàn)丟失、氧化問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響檔案管理工作開(kāi)展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)，將檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行管理。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，才可以使檔案信息化建設(shè)走入正軌，使事業(yè)單位的工作得以順利開(kāi)展。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品特點(diǎn)

1.數(shù)字化辦公    是以信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段信息化。具體指采用掃描儀把書(shū)面信息直接輸入到計(jì)算機(jī)，無(wú)須重新錄入。然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以電子化方式發(fā)送至任何需要該信息的地方，然后通過(guò)打印機(jī)輸出信息，達(dá)到信息共享的目的。

2.無(wú)紙化管理    無(wú)紙化管理是提高工作效率的良好途徑，企業(yè)歸檔存儲(chǔ)系統(tǒng)多少錢(qián)，可以促進(jìn)企業(yè)管理質(zhì)量的提高，降低成本并且同時(shí)提高工作效率。實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)可追、智能搜索，代表著企業(yè)具備現(xiàn)代化管理標(biāo)志。

3.紙質(zhì)版與電子版共存    紙介質(zhì)包括所有財(cái)務(wù)憑證賬簿，經(jīng)濟(jì)合同 傳真件等經(jīng)營(yíng)資料，人事檔案、通知、規(guī)章制度等辦公資料，技術(shù)部的圖紙、代碼技術(shù)資料等。電子介質(zhì)包括：電子文檔、圖紙、源代碼等。從信息安全的角度來(lái)看，紙質(zhì)資料檔案和電子資料檔案的共存將長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)下去。從資料檔案管理和使用的角度來(lái)看，企業(yè)歸檔存儲(chǔ)系統(tǒng)報(bào)價(jià)，各種有價(jià)值的資料檔案內(nèi)容被記錄和存檔目的就是促進(jìn)資料檔案資源的共享。因此，資料檔案管理人員必須做好電子資料檔案管理工作，做好電子資料檔案和紙質(zhì)資料檔案同步的管理工作，加快紙質(zhì)資料檔案掃描轉(zhuǎn)換過(guò)程，逐漸將紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料檔案。

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