紙張文件通常為企業(yè)以往的重要文稿、檔案、電報、辦公文件、信函、圖紙及其他圖文資料。很多企業(yè)在資料的保存方面會選擇存檔，導致公司會有大批紙制文件存留。這些資料包含著企業(yè)重要信息。日常辦公紙張文件累計的商業(yè)秘密價值不可估計。 由于使用范圍廣、存儲內(nèi)容顯而易見等特點，紙張文件的保密銷毀一直受到人們的重視。

另外，生活中我們也市場用到看到紙張類用品，例如報紙、雜志、信函、圖紙、廣告紙、傳單，教材等等。有一部分我們會選擇存留繼續(xù)使用，大嶺山鎮(zhèn)銷毀，而有一部分我們大多選擇直接丟棄，不僅會危害環(huán)境，而且沒有的到任何的再生資源。

文件的清退和銷毀是文件管理的重要組成部分

文件的清退和銷毀是文件管理的重要組成部分。 根據(jù)當前的保密法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，根據(jù)簽發(fā)機構(gòu)的不同級別和文檔的安全級別，該機構(gòu)可以采用兩種處理方式來接收和銷毀文檔。

一、文件的清退方式

中國共產(chǎn)秘密保護辦公室和國家秘密局關(guān)于國家秘密承運人的管理的規(guī)定第29條規(guī)定：應(yīng)當按規(guī)定清理的承運人應(yīng)及時清理退回，文件資料銷毀，不得自行銷毀。 根據(jù)有關(guān)文件管理規(guī)定，部分發(fā)行機構(gòu)的一些上級，秘密文件定期由有關(guān)部門清理清理，統(tǒng)一銷毀。

例如，對于清除中央文件的程序和要求有明確的規(guī)定。 關(guān)于其他文件，如果發(fā)證機關(guān)有移走要求，也應(yīng)按要求移走，未經(jīng)授權(quán)不得加工或銷毀。 組織文件清除和銷毀的部門應(yīng)當建立健全文件清除和銷毀制度，并定期進行文件清除和銷毀。 應(yīng)及時徹底地清除文件和材料，并嚴格遵守程序。

二、銷毀文件

除了需要按照相關(guān)文件管理規(guī)定進行清理和歸還的文件外，政府機構(gòu)可以根據(jù)銷毀文件的相關(guān)要求銷毀收到的文件與秘密有關(guān)的載體。 銷毀文件材料需要注意哪些要點？

1.需要經(jīng)過批準

銷毀文件和材料應(yīng)由該機構(gòu)和單位的主管審核并批準，賬本文件銷毀，嚴禁個人私下銷毀與秘密有關(guān)的文件資料。

2.完整程序

銷毀文件和材料應(yīng)經(jīng)過清單和注冊程序。 3.場地合格

銷毀工作應(yīng)在保密部門的銷毀單位內(nèi)進行，嚴禁將文件和材料流入二手貨中市場，可再生資源分銷市場和其他地方。

4.保留記錄

文件和材料的分發(fā)，接收，使用，歸還和銷毀的原始記錄應(yīng)保存很長時間以備將來參考，并且不得與其他文件一起銷毀分類文件和材料。

然而，涉密文件銷毀，有一些方法可以將硬碟、USB隨身碟，以及其他的儲存裝置上的資料安全地消除。這些 程式會使用無意義的亂數(shù)覆寫硬碟，使上面的資料無法救回。有些程序可以覆寫整個磁碟，而有一 些可以只針對一個磁碟中的特定檔案或作業(yè)系統(tǒng)或瀏覽器中的特定資料來做覆寫的動作。市面上同 時也有提供將磁碟、CD與DVD切碎的機器。

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