智慧檔案室的管理對象為多元化的檔案資源。多元化的檔案資源包括室藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數(shù)字化成果、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案載體信息庫等;包括檔案室采取各類技術(shù)手段管理檔案資源的檔案管理信息，如檔案室樓宇智慧管理信息等。其中，僅涉及一類信息的智慧檔案室，我們可以稱之為狹義智慧檔案室，涉及全部信息的檔案室則可稱為廣義智慧檔案室。

         檔案室防污染。檔案室內(nèi)配備紫外消毒裝置，借出或收回的檔案資料需要經(jīng)過紫外消毒，防止檔案因接觸外界環(huán)境被細(xì)菌或微生物污染，破壞檔案資料。同時檔案室內(nèi)需要安裝紫外殺菌裝置，一體化檔案室建設(shè)，定期對檔案室內(nèi)進(jìn)行殺菌處理，防止檔案被細(xì)菌或微生物污染。

         近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯。

         智慧檔案庫房傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，一體化檔案室生產(chǎn)公司，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，后手工抄寫檔案目錄，一體化檔案室裝修，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動和時間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

   

     普通用戶可以在協(xié)同管理是模塊中查看自己的已辦/待辦、已發(fā)/待發(fā)流程。此外用戶還可以在該模塊中直接發(fā)起流程。若用戶為協(xié)同管理員，則可以查看授權(quán)機(jī)構(gòu)下的用戶的已辦/待辦、已發(fā)/待發(fā)流程。主要功能如下：

（1）新建協(xié)同

（2）查看待辦協(xié)同

   查看當(dāng)前用戶需要辦理的流程表單，普通用戶可以在此處辦理待辦事項(xiàng)。對于協(xié)同管理員用戶，則可在“待辦”中瀏覽管轄范圍內(nèi)所有用戶的待辦事項(xiàng)，但是協(xié)同管理員只能辦理自己的待辦事項(xiàng)，不能辦理別人的。支持按發(fā)起時間、表單屬性、表單內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

（3）查看已辦協(xié)同

    查看當(dāng)前用戶已經(jīng)辦理過的流程表單。對于協(xié)同管理員用戶，則可在“已辦”中瀏覽管轄范圍內(nèi)所有用戶的已辦事項(xiàng)。支持按發(fā)起時間、表單屬性、表單內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

（4）查看待發(fā)協(xié)同

  查看當(dāng)前用戶保存待發(fā)的流程表單，湖南一體化檔案室，普通用戶可以在此處發(fā)起保存待發(fā)的流程。對于協(xié)同管理員用戶，則可在“待發(fā)”中瀏覽管轄范圍內(nèi)所有用戶的待發(fā)事項(xiàng)，但是協(xié)同管理員只能發(fā)起自己的待發(fā)流程，不能發(fā)起別人的。支持按發(fā)起時間、表單屬性、表單內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

（5）查看已發(fā)協(xié)同

        查看當(dāng)前用戶發(fā)起的流程。對于協(xié)同管理員用戶，則可在“已發(fā)”中瀏覽管轄范圍內(nèi)所有用戶的已發(fā)。支持按發(fā)起時間、表單屬性、表單內(nèi)容等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

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