檔案信息管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟

(一)檔案信息的收集

檔案信息的主要來源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行地收集。

檔案信息主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構(gòu)進行收信歸檔的電子文件。

(二)檔案信息前期處理

這是一項基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規(guī)范化、標準化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

什么是檔案信息管理？

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案信息管理的安全及可靠性

1、信息的正確性、可靠性要求。

檔案信息化建設(shè)的是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，終影響信息化建設(shè)的成敗。

2、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設(shè)的目的是為社會提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。