檔案信息管理——如何做好檔案信息保密工作

明確職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)和管理素質(zhì)

因?yàn)闄n案管理工作具有一定的特殊性，也因此擔(dān)負(fù)著比其他工作者更多的責(zé)任和義務(wù)，這些檔案管理工作者對(duì)檔案的安全性負(fù)有直接性的責(zé)任，因此在工作的過程中要有過硬的本領(lǐng)與技能，要保持清醒和警惕的頭腦，要做到手續(xù)情緒，避免出?F檔案泄露的狀況出現(xiàn)。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理工作者在工作過程中所接觸的信息很多都是未開放的，甚至很多都是涉及到隱私性質(zhì)的，這些信息往往會(huì)隨著管理者的社會(huì)活動(dòng)帶到多個(gè)場合中，有時(shí)候在不知不覺中就將信息泄露了出去，因此，對(duì)于檔案管理者來說，不管是在什么樣的環(huán)境下，不管在怎樣的場合之中，都應(yīng)當(dāng)提高保密意識(shí)，要重視檔案信息安全性，只有這樣才能夠切實(shí)保障不將檔案信息泄露出去。

檔案信息管理的優(yōu)勢

城建檔案的檔案種類較多，特別是城市建設(shè)工程管理類、工業(yè)民用建筑類檔案有很高的查找利用價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策、城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、修史編志、房產(chǎn)登記、房地產(chǎn)糾紛、學(xué)術(shù)研究等提供大量可靠的原始憑證和參考資料。

近幾年，隨著城建檔案館檔案查閱利用在接待人次、調(diào)卷數(shù)量、出具證明等方面的工作量逐年增加，城建檔案服務(wù)社會(huì)的效能也不斷加強(qiáng)，館藏實(shí)體檔案數(shù)字化、建立豐富的數(shù)字檔案資源庫及完整的電子檔案索引目錄，為用戶提供準(zhǔn)確、快速、實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)已成為城建檔案發(fā)展趨勢。我們將眾多項(xiàng)目的數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)整合在一起，形成了完善的數(shù)字化加工服務(wù)體系和體系。

檔案信息管理——檔案存放環(huán)境

檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)配置環(huán)境傳感器，空調(diào)控制器，恒濕消毒凈化一體機(jī)，以每個(gè)庫房為中心，通過區(qū)域控制器，采用無線射頻通信技術(shù)，實(shí)時(shí)檢測庫房溫度、濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)自動(dòng)控制空調(diào)，一體機(jī)等設(shè)備，使庫房環(huán)境能夠符合存放檔案的要求。作為檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)可以與實(shí)體檔案存儲(chǔ)設(shè)備系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，自動(dòng)控制密集架架體通風(fēng)，同時(shí)調(diào)節(jié)庫房、架體內(nèi)溫濕度，改善傳統(tǒng)管理方式無法調(diào)控密閉架體內(nèi)環(huán)境的缺陷，確保檔案存放環(huán)境的真正安全。