建立檔案信息管理的要求

智慧檔案館具有實體檔案電子標(biāo)簽管理需求。檔案流通部門需要進(jìn)行檔案的上架、順架、盤點、倒架等操作，并對檔案進(jìn)行出入檢測，以確保檔案安全。需要有RFID貴重檔案保管柜、RFID電子標(biāo)簽智能盤點設(shè)備、RFID電子標(biāo)簽出入檢測設(shè)備支撐實體檔案電子標(biāo)簽管理功能。

智慧檔案館具有智能安防監(jiān)控需求。檔案管理必須確保檔案的安全性，大部分檔案館還單獨建有涉密檔案保管庫室，因此檔案館需要建設(shè)門禁、視頻監(jiān)控、入侵報警等功能的智能安防監(jiān)控系統(tǒng)。

檔案信息管理的作用

數(shù)字檔案館必須確保電子文件、檔案及其他信息的真實性、完整性和持久有效性，實質(zhì)上就是要實現(xiàn)檔案數(shù)字信息的長期保存。因此，數(shù)字檔案館理應(yīng)是一個數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案館的主要職責(zé)之一就是長期保存有價值的檔案。對于傳統(tǒng)檔案，經(jīng)過長期的保管實踐，已形成了一套行之有效的長期保管手段與方法。目前關(guān)于數(shù)字信息長期保存已成為學(xué)術(shù)界關(guān)注的焦點。

檔案信息管理系統(tǒng)的特點

檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，讓檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，檔案實體可主動向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感能力將對用戶尋找檔案的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時的檔案富有智慧，服務(wù)模式也從被動轉(zhuǎn)換為主動服務(wù)。