那么公文檔案整理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢?主要問題集中反映在以下幾個方面:

一是檔號不規(guī)范,沒有目錄號,一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范,有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄,以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁碼,如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重,如有按時間組的,也有按職能部門管轄權(quán)限組的,還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一,有的一二頁紙一文一卷,有的五六百頁紙一類一卷。

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大家知道公文檔案整理方法是什么嗎？還有在檔案整理的時候容易出現(xiàn)的錯誤是什么嗎？大家知道嗎？接下來就給大家介紹一下吧。

部分機(jī)構(gòu)和部門在進(jìn)行檔案的整理時，仍按照以往的方式進(jìn)行，致使管理工作缺乏現(xiàn)代化思想的正確指導(dǎo)。分類歸檔意識的缺失，不僅無法保障工作的質(zhì)量，還使得工作量增加并提高了工作難度。因此針對缺乏現(xiàn)代化思想指導(dǎo)的問題，應(yīng)提高重視。

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大家知道公文檔案整理的方法有什么呢？相信很多人都不知道吧，那么接下來就為大家做一個詳細(xì)的介紹吧。希望可以幫助到大家。

公文檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案后要裝入檔案盒內(nèi)。

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