展會(huì)活動(dòng)策劃執(zhí)行的13個(gè)步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場(chǎng)展會(huì)

 5步：租用申請(qǐng)及活動(dòng)申請(qǐng)

大多數(shù)參展商會(huì)有各種臨時(shí)租用物品的需要，這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡(luò)接口等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、等，您一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者會(huì)安排提供這些服務(wù)。

一般的展會(huì)都會(huì)有同期舉行的各種技術(shù)研討會(huì)、交流會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等，這些活動(dòng)說明都在《參展商手冊(cè)》中詳細(xì)列出，您可以根據(jù)實(shí)際需求填寫表格報(bào)名參加，收費(fèi)的活動(dòng)在您交納規(guī)定費(fèi)用后將由主辦方確認(rèn)。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)和會(huì)議活動(dòng)，也需要將活動(dòng)方案和預(yù)定的會(huì)議室提前報(bào)給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。

6步：制定宣傳計(jì)劃

展會(huì)一般都會(huì)提供各種廣告服務(wù)為您更好的宣傳企業(yè)，所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計(jì)劃。

常規(guī)的慶典活動(dòng)策劃中都會(huì)用到哪些物料？

1、一般場(chǎng)外的用品有彩虹拱門或者雙龍拱門，因?yàn)樗鼈儧]有充氣的時(shí)候很容易收納，但是充氣后要固定好支點(diǎn)，不要被風(fēng)雨刮倒了。

2、空飄氣球，這是很多大型慶典活動(dòng)為常用的東西，一個(gè)是目標(biāo)物比較高大，其次是球標(biāo)可以用文字直觀的闡述活動(dòng)的主題，到一定的宣傳作用。

3、背景板、展示板、指示牌等也是慶典活動(dòng)乃至所有活動(dòng)策劃中的指示性標(biāo)志，醒目的字體告訴參與活動(dòng)的人員活動(dòng)主題，也是慶典活動(dòng)中不可缺少的元素之一。

4、場(chǎng)內(nèi)的插花一般用于裝飾，比較常用于簽到處或接待處桌面的擺放，一盆這樣美麗的鮮花能讓毫無生氣的桌面充滿生機(jī)，也讓到場(chǎng)參加慶典活動(dòng)的嘉賓們心情愉悅舒暢。

5、有些場(chǎng)內(nèi)的還有主道上的紅地毯、醒目的橫幅條、花籃等等。

6、如果有演出的節(jié)目，還要準(zhǔn)備搭建舞臺(tái)、舞臺(tái)音響、舞臺(tái)投影、舞臺(tái)燈光等。

活動(dòng)策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動(dòng)的目的確立之后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本。客人們來自哪里會(huì)影響到活動(dòng)的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，活動(dòng)策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒?dòng)的歷史，如果有的話，就有助于降低活動(dòng)相關(guān)的成本。

活動(dòng)花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每一個(gè)開支項(xiàng)目中，把與活動(dòng)開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動(dòng)可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個(gè)收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會(huì)后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。

年會(huì)活動(dòng)慶典策劃的形式有哪些

1.策劃演出型年會(huì)。年會(huì)主要會(huì)邀請(qǐng)國內(nèi)外名星或者藝術(shù)團(tuán)隊(duì)演出，以歌曲、現(xiàn)代舞、民族舞、曲藝京劇、小品相聲等形式的文藝節(jié)目為主要表演形式。這是對(duì)辛苦一年的員工、顧客和管理者的獎(jiǎng)勵(lì)，在這個(gè)歡樂的時(shí)刻讓大家的心理和身體得到放松，同時(shí)是為公司一年更比一年好的美好祝愿。

2.策劃會(huì)議型年會(huì)。在會(huì)議中總結(jié)一年公司經(jīng)歷的風(fēng)風(fēng)雨雨，同時(shí)也為公司以后一年的整體規(guī)劃和前瞻性的戰(zhàn)略做準(zhǔn)備，從而提高企業(yè)員工的歸屬感和認(rèn)同感。在一個(gè)相對(duì)嚴(yán)肅的場(chǎng)合進(jìn)行年終總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)，總結(jié)所犯的錯(cuò)誤，獎(jiǎng)勵(lì)為公司做出貢獻(xiàn)的員工。

3.策劃酒會(huì)型年會(huì)。整個(gè)年會(huì)以酒會(huì)的形式進(jìn)行，員工和老板以及顧客都在一個(gè)平臺(tái)上溝通交流。在一個(gè)愉快的氛圍下上司傳達(dá)對(duì)下屬的要求和期盼，客戶傳達(dá)對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的需求?！坝兄闹?，無則加勉”，為企業(yè)大步向前搭建一個(gè)溝通的基礎(chǔ)，這是一個(gè)極有效率的年會(huì)形式。