檔案一體化管理概述

傳統(tǒng)的檔案管理手段對(duì)于檔案的發(fā)展情況會(huì)帶來一定的制約，因此必須要對(duì)檔案管理進(jìn)行變革，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理手段，積極采用計(jì)算機(jī)以及電子文件等相關(guān)技術(shù)。系統(tǒng)設(shè)置控溫、控濕、油煙凈化器，在溫度、環(huán)境濕度、空氣指數(shù)等倉庫自然環(huán)境指標(biāo)值超過或小于設(shè)置的閥值時(shí)，系統(tǒng)軟件機(jī)器設(shè)備全自動(dòng)開展操縱有關(guān)機(jī)器設(shè)備開展工作中，確保倉庫自然環(huán)境。新的管理方式可以說更加科學(xué)化，并且具有組織性的特點(diǎn)，所以值得在今后的工作中得到進(jìn)一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

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通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換

    通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換解決，用戶歷史數(shù)據(jù)文件的轉(zhuǎn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)的問題。由于自動(dòng)化處理過程中是通過系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證之后自動(dòng)生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正在生命周期活動(dòng)中信息記載的真實(shí)性和完整性。用戶在數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)之前，可能有大量的檔案條目數(shù)據(jù)文件存在，比如檔案條目數(shù)據(jù)保存在excel、dbf格式的文件之中。通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換功能即可將這些臨時(shí)性的數(shù)據(jù)文件無縫的轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)文件與數(shù)字檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置，所以不管這些數(shù)據(jù)文件的字段名稱是否與系統(tǒng)的字段名稱是否一致，均可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。

    主要功能包括：導(dǎo)入卷內(nèi)級(jí)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、導(dǎo)入案卷級(jí)、卷內(nèi)級(jí)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)

檔案利用管理

（1）檔案借閱登記

用來記錄用戶借閱信息，檔案管理員通過檔案借閱登記可以對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的用戶、系統(tǒng)外的用戶進(jìn)行檔案借閱，并記錄借閱信息。

主要功能：選擇庫、新增利用單、編輯利用單、刪除利用單、查詢利用單、借閱利用、報(bào)表打印、添加修改刪除利用庫

（2）檔案借閱歸還

用來對(duì)檔案借閱登記中的借閱記錄做續(xù)借、歸還等處理。

主要功能：利用單中續(xù)借、利用庫中續(xù)借、利用單中歸還、利用庫中歸還、歸還時(shí)借出、結(jié)束利用單

（3）檔案借閱模板設(shè)置

設(shè)置檔案借閱登記中用到的規(guī)則。包括定義借閱利用單、利用庫的結(jié)構(gòu)字段；調(diào)整利用單、利用庫字段的顯示順序；設(shè)置報(bào)表打印時(shí)調(diào)用的報(bào)表實(shí)例；設(shè)置角色的借閱件數(shù)、借出天數(shù)、續(xù)借次數(shù)等信息；添加本系統(tǒng)外的用戶。