檔案掃描前期工作

1.做好要進行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為加快掃描速度,以及確保掃描質量,一般將縫制好的檔案拆開,以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中,應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產(chǎn)生的損傷。對于拆線的速度,應該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組,進行分工協(xié)作,一個人負責拆,一個人負責掃描。同時,在前期處理中,還應該對先前檔案整理的規(guī)范性進行檢查,如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內頁數(shù)標注是否有誤等,由于歸檔工作的不認真,在工作中上述錯誤現(xiàn)象極為普遍。

2.規(guī)范有關操作流程與標準

規(guī)范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一,以便于掃描人員在具體操作時能夠有據(jù)可依,以防無效勞動的產(chǎn)生,造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環(huán)節(jié)都要責任明確,以防在出現(xiàn)問題時互相扯皮,以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程,確保各個環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。三是掃描數(shù)據(jù)質量標準的統(tǒng)一,如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數(shù)的要求。同時,還應該加

強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

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檔案掃描的圖像處理

圖像處理：

1、圖像數(shù)據(jù)質量檢查：發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求的，缺掃、漏掃的，及時補掃并正確插入圖像。

2、圖像合并：將高速掃描儀及平面掃描儀掃描的圖像進行合并，確保掃描圖像的數(shù)據(jù)完整，順序正確。

3、圖像處理：糾偏、去污、拼接、裁邊等。

4、圖像存儲：圖像通過轉化生成PDF文件，PDF文件名要與掃描件的檔號一致。

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紙質檔案掃描

紙質檔案掃描應符合以下要求： 1、使用24位彩色模式、200dpi分辨率，按1:1的比例進行掃描，文件格式為TIFF。 2、每份文件掃描成一個TIFF文件，每張A0及以下幅面圖紙掃描成一個TIFF文件，超過A0幅面的圖紙可降低圖像質量位數(shù)（例如16位彩色）進行分區(qū)掃描，再將多個分區(qū)圖像合并為一個TIFF文件。 3、掃描件內容應與相對應的紙質檔案完全相同，且圖像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏頁。在紙質檔案文字偏小、密集、模糊等特殊情況下，可適當提高分辨率進行掃描。 4、掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

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