數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和對(duì)電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份.

對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的安全。電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視，行動(dòng)上積極支持，經(jīng)費(fèi)上大力投資。

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城建檔案數(shù)字化公司時(shí)封面項(xiàng)目填寫完整、準(zhǔn)確，美觀整潔。還要注意卷內(nèi)文書材料齊全，內(nèi)容填寫完整，裝訂順序正確。

其中：

1.卷宗目錄中，一份材料編為一個(gè)序號(hào)，標(biāo)題、頁(yè)碼填寫完整、準(zhǔn)確，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)填寫起始頁(yè)碼至終結(jié)頁(yè)碼，相同的材料只裝一份，不重復(fù)裝。

2.卷內(nèi)文書材料按卷宗目錄次序排列，并逐頁(yè)編排頁(yè)碼，寫在文書材料每頁(yè)的右上角；若文書材料背面有內(nèi)容，頁(yè)碼寫在背面的左上角。卷內(nèi)文書材料有頁(yè)碼重復(fù)或者缺頁(yè)的，應(yīng)當(dāng)加以注明。

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分類是圖書、檔案、情報(bào)及照片城建檔案數(shù)字化公司的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為管理方法和檢索途徑，勢(shì)必會(huì)造成漏檢率高。

原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個(gè)類或主要是一個(gè)類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個(gè)類或三個(gè)類或更多的類，隨著時(shí)代的發(fā)展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準(zhǔn)確分類帶來(lái)難度。尤其是現(xiàn)在新聞發(fā)稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現(xiàn)在的“類”越來(lái)越難分。 原因二，人們對(duì)一張照片所屬類目的理解難以統(tǒng)一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找?guī)?lái)難度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會(huì)導(dǎo)致類目確定的不穩(wěn)定性，而將這種主觀的判斷作為檢索路徑，就容易出現(xiàn)找不到或找不全檔案的情況。

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及時(shí)給檔案固定存放位置，是城建檔案數(shù)字化公司工作的原則。但是按照目前的管理方式，照片城建檔案數(shù)字化公司多年定不了位。

原因是，按照照片內(nèi)容分類、裝本、上架，由于難以預(yù)測(cè)此類目下還將有多少照片，所以常常是在很長(zhǎng)時(shí)間后重新整理時(shí)（多年來(lái)照片檔案館是按照五年一個(gè)斷代整理的）才能定位。

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