展會活動策劃執(zhí)行的13個步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會

 1步：了解展會情況收料

與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。

2步：確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。人潮流量的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡(luò)溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。

對于公司活動策劃方案的四個定義

 “產(chǎn)業(yè)定義”

活動策劃是管理一個項目，如會議，會議，展覽，儀式的過程，（鏈接是外部）的團(tuán)隊建設(shè)活動，聚會，或公約?；顒佑媱澃A(yù)算，制定時間表，選擇和保留事件的網(wǎng)站，獲取許可證，規(guī)劃食品，協(xié)調(diào)交通、發(fā)展主題，安排活動，選擇揚聲器和主題演講，安排設(shè)備和設(shè)施，管理風(fēng)險，并制定應(yīng)急計劃。

“定義”

活動計劃包括協(xié)調(diào)會議和會議的每一個細(xì)節(jié)，從發(fā)言者和會議地點安排印刷材料和視聽設(shè)備。

活動計劃始于確定贊助機(jī)構(gòu)想要達(dá)到的目標(biāo)。策劃者選擇演講者、娛樂和內(nèi)容，并安排節(jié)目以的方式展示組織的信息。會議策劃者負(fù)責(zé)選擇會議地點、潛在參會者以及如何讓他們參加會議。

樂觀主義者的觀點

活動策劃是設(shè)計為人和創(chuàng)建活動表明，創(chuàng)造一個終生難忘的記憶激勵藝術(shù)。設(shè)計和生產(chǎn)活動，無論是會議、公司活動、籌款、展會或任何其他事件，在許多方面與導(dǎo)演的現(xiàn)場表演。另一個好處是，對于那些喜歡旅游的人來說，它提供了一個的機(jī)會去豪華的酒店，有趣的新地方，和來自世界各地的演講者和與會者見面。所有這些，同時享有高度自治和獨立性！

悲觀主義者的觀點

活動規(guī)劃是計劃會議或活動的壓力工作，是一項要求很高的職業(yè)選擇。計劃者必須同時完成多項任務(wù)，面對無數(shù)的后期限，并協(xié)調(diào)許多不同人群的活動。會議策劃者可能需要廣泛地參加會議和參觀未來的會議地點。工作時間很長而且不規(guī)則，每周工作超過40個小時是相當(dāng)普遍的，尤其是在事件發(fā)生之前和結(jié)束之后。后，準(zhǔn)備好一些體力活動——長時間站立和行走，帶著一盒材料，僅僅是開始！

活動策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動的目的確立之后，評價活動的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規(guī)劃，以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到活動的地點的選擇，當(dāng)然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，活動策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個預(yù)算計劃，以幫助計算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒拥臍v史，如果有的話，就有助于降低活動相關(guān)的成本。

活動花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個欄目：一是預(yù)期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中，把與活動開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務(wù)費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。