展會活動策劃執(zhí)行的13個步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會

 第7步：資料展品的準備和運輸

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。

展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確的規(guī)定，里面有展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂?，您可以按此將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。

第8步：預定行程和住宿

一般參展人員需要提前1~3天到達展場所在城市，展會結(jié)束的第二天離開，所以您可以根據(jù)展會的時間來確定往返行程。主辦方一般會提供代訂回程票的服務(wù)。

在主辦方提供的《參展商手冊》中會有會務(wù)接待方面的介紹，里面會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店，一般比門市價格低很多。很多展會也會開通從酒店到展場的免費班車接送，這樣會節(jié)省不少時間和費用。

另外如果您有考察游覽的需求，也可以提前與主辦方提出，一般主辦方會根據(jù)客人的需要提供個性化服務(wù)。

策劃活動，帶動媒體新聞力量。

沒有一個媒體會將新聞本身視為媒體謀生的重要組成部分使用。然而，隨著市場的成熟和競爭的日益激烈，這只是消息而已足夠，更不用說，社交信息是公開的，獲取新聞信息的途徑是相同的家庭媒體的消息越來越接近同質(zhì)化，基層媒體也越來越強大。媒體比賽進入了“競爭”的時代，媒體管理必須更加開放?；顒诱咭?guī)劃為媒體提供了另一個新聞來源，而這些新聞往往是消息潛力，作為一段時間觀眾關(guān)注的焦點，也吸引了其他媒體的競相報道。

在策劃活動中經(jīng)常出現(xiàn)的兩大誤區(qū)

  一、模板化。有些經(jīng)常做活動的伙伴，通過經(jīng)驗通常會不斷改進自己的活動模板，使其更加成熟，流程更加完善。但是核心內(nèi)容并沒有做修改。舉個例子一個做飲料的公司，年到社區(qū)里做活動搞促銷，現(xiàn)場是相當熱鬧，當然也很混亂，不過效果還是很理想的。第二年又來了，還是原來游戲，參與方式只不過一改以往混亂的場面。人數(shù)當然沒有年那么多，只有一些新入住的住戶會去參與一下。第三年又來了，還是原來的活動內(nèi)容換了一批人。效果可想而知，現(xiàn)場參與者寥寥無幾。所以想告訴大家有些東西有模板是正確的，但是不能過多依賴模板，做活動策劃還是需要有創(chuàng)新創(chuàng)意的東西在里面。

二、對于結(jié)果過于理想化，覺得大家理所應(yīng)當都會參加。在活動策劃好之后，大家往往會預估活動結(jié)果，對于一些小白來說，覺得活動這么策劃，大家肯定都會有興趣來參加，但是結(jié)果往往都不太理想。在活動前期應(yīng)當多去從不同角度看這個活動，多找弊端，多去詢問不同角色的意見。多角度考慮完之后，再去改進整個方案，這樣才能使活動盡可能達到預想中的效果。

會議活動策劃中的簽到方式有哪些？

首先是到場及簽到

這種主要是針對現(xiàn)場活動的微信簽到，適用于互動現(xiàn)場的微信簽到，它一方面是滿足現(xiàn)場的互動游戲需求，另一方面是把到場來賓轉(zhuǎn)化線上粉絲，成為企業(yè)的營銷工具。

第二種邀約簽到

也就是二維碼簽到，這個是通過線上的注冊報名和邀約性的通過短信和郵件發(fā)送會議通知，邀約的二維碼來實現(xiàn)的;這個主要的作用是一方面擴大企業(yè)宣傳，實現(xiàn)會議的號召力，完成線上報名，另一方面是對來賓的簽到人數(shù)，和簽到屬別進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

第三種就是身份簽到

根據(jù)會議活動的身份簽到需求，在、指紋、人臉、RFID智能卡，等多樣化的簽到方法，他不僅是會議識別方法，使會議上到一個規(guī)格個高度，更重要的是可以對會議起到一個管理作用，通過系統(tǒng)可以在參會通道，會議用餐、會議專車等會議流程上的人員管理。